[讀書] 時間管理的大方向與小策略

之前有個雜誌實習生來訪談這個問題，不過後來因為版面問題沒放我的訪談，但是都花兩小時打出這個底稿，就乾脆公布出來分享。

其實我覺得，只要事情多起來就會好好把握時間，而且情緒與壓力管理超重要，現在就是情緒不太妥當導致時間管理有點混亂。

不同的人生階段，有不同的任務，也就有不同的時間管理方式。先簡單介紹一下我現在經歷的幾個小階段，和對應的時間管理之道。之後會再統整性的說明一些整體體悟。

1. 大一~大三：以考試為主

在大一到大三，多數科目都是考試計分，時間死線很明顯，就是期中考與期末考。這個階段，有兩件很重要的事情：慎重選課、認真上課。

選課時，如果課程、老師沒有太誇張的評價，其實不用太在乎這些評價，因為每個人修課的動機和方式不同，所以別人的想法未必適合自己。因此，選課最好還是以自己的興趣為主，有興趣時才能完成第二步驟「認真上課」。至於必修課是無法避免的，也就只能咬牙硬撐囉！但是其他課程就可以自由搭配，最好是可以選擇同一系列、主題的課程，這樣考試作答時就可以挖東牆補西牆，融會貫通不同課程後的答案通常也會是老師比較欣賞的。

「認真上課」聽起來老生常談，但其實真的很重要，因為通常老師上課很愛強調的東西就會考出來，而且趁著課堂內確認自己真的理解，之後就可以花比較少時間複習，若當場有問題也可以盡早發問解決。

另外，由於我的科目都是人文社科，考試通常是申論題。因此，平常上課碰到邏輯很強的老師，除了把他講的內容做成精美筆記外，很重要的是要觀察老師是怎麼把這些知識串聯在一起的。也就是說，除了學習老師講的知識內容，也要學習老師處理知識的方法。掌握了方法，不論是複習或是答題時，都可以事倍功半。可惜我也是到大學畢業時才逐漸了解這一點，因此很建議同學可以盡早開始。

2. 大四~碩士：以報告為主

報告分成個人報告和團體報告，時間死線比較不一定，有些課會分兩階段回報，有些課則是一次繳交。

團體報告的好處是：責任分攤下來較輕、有人可以討論及互相監督進度，但是永遠都會碰到兩個問題：討論超級沒效率、有人擺爛。要怎麼解決問題呢？首先當然是慎選組員，以及根據組員的專長分配任務(像是有些人就是比較會講話，那就讓他負責報告，有些人只會蒐集資料不會組織，那就讓他專門找資料)。其次，則是要一開始就訂好早於時間死線的進度，明確定下日期和該日期要完成的進度。最後，每次在約實體或網路討論前，都要求組員要先準備一份稿件，避免兩手空空來討論，基本上就是浪費時間在聊天而已。如果組員的稿件內容很完善，甚至可以在討論前先進行組織，討論時針對組織過程發現的問題進行討論，會更有效率。另外，越大的團體越難管理時間，光是約大家都有空的時間就很難了，因此除非課堂要求大團體報告，不然盡量控制在3人小組最適合。

個人報告沒有團體討論的問題，但是因為是自己管自己，很容易一直拖延，到最後死線時才努力趕工。我個人常常想說「要做好就要花很多時間，現在沒這麼多時間就再等幾天開始做」，抱持這種完美主義，就很容易不停的拖延下去，而且也會發現今天沒這麼多時間，明天也不會有這麼多時間。因此，一方面訂定一個可實現的目標、避免自己好高騖遠，另一方面則是規定自己每週至少花多少時間在個人報告上，並且明定每周進度，一但開始著手進行，就會發現自己逐漸接近目標。

3. 打工的時間管理：

打工分成兩類：腦力工和勞力工。勞力工通常有明確的排班時間，所以在時間管理上很簡單，就是把那個時段完全空出來就好，其餘的就是看看剩下的時間能如何善用。唯一要注意的就是避免花太多時間在打工而荒廢自己的課業。(大二成績最差的那次，除了剛轉系還在適應，還有就是花太多時間在打工，卻又修了25學分，所以人絕對別高估自己)

至於腦力工，指的是幫忙老師做計劃或是寫稿。這種比較沒有固定的排班時間，卻有比考試和報告更即時的時間死線。因此在時間管理上就會是一個比較難處理的不定時炸彈。由於工作是為了賺錢，通常為了職業倫理都會把工作放在課業前面，但這樣很可能會壓縮到自己的念書時間。因此最好是切割時段，固定時段給這些腦力工作。如果短期內沒有太多工作方面的事情，就要善用那段時間趕課業進度。另外，腦力工作有些比較簡單的事情，像是查資料、整理資料等，就可以利用平常心煩意亂不想處理課業的時間處理。

4. 論文階段：

先聲明一下，每個科系的碩士論文有不同進行方式和要求，所以未必適用所有人。而由於我現在處於這個階段，因此分享的筆記方式也就是這階段使用的。

由於碩士論文階段沒有修課，而且論文五個章節有不同的任務（像是第二章文獻回顧要花很多時間查資料、消化資料、組織資料，第四章要蒐集資料、分析資料），再碰上時間很忙、不愛和學生meeting的老闆，基本上就是要自己掌控所有進度。加上台大圖資系要求計劃書提完後要五個月才能畢業，更讓這個戰場的時限非常之久，管理時間就變得更重要也更困難，也需要搭配一些心態上的調整。

另外，不論是蒐集文獻、分析資料、打論文，都要在電腦上進行。這也就和之前幾個階段的時間管理有很大區別，不太能讓自己處於一個完全沒有電腦的空間專心的看紙本筆記或書，在此情況下也就逐漸習慣使用電子小工具進行筆記。

雖然沒有修課，但是我還是會利用word排一個課表。這個課表主要是用來切割時間，讓自己可以有規律的作息方式，並且把飲食運動保養等都寫進去，以便節省思考時間。但是當然不會每天都照表操課，彈性空間是很大的，而且課表本身也常常調整。

在表格下面有周計畫，主要是烈下大概什麼時候完成哪些事情，包含工作和論文進度。

這些事情當然可以利用紙本筆記本和app完成，而且筆記本跟app都比較精美好看，但是我還是最習慣使用word。因為修改起來很方便，時間差距也比較可以彈性設定。

由於使用電腦有太多事情可以做，像是逛網站、網拍等等，常常會浪費大量時間。這時候就需要搭配控制時間的小工具，也就是番茄工作法。我用的是time doser，他可以自己調整工作和休息的時間長度，操作簡便，我覺得比其他類似工具好用。

不過，不論寫論文或是寫稿，其實都是一旦投入就是兩三小時的，因此這種短時間的控制便不太實用。這種時候，比較適合以整個上午、下午切割時段，先把自己關在圖書館，然後設定自己在中午吃飯前要完成哪些進度才能離開圖書館吃飯。

除了電腦裡的小工具，當然也會常用手機上的app，尤其這些app也可以在電腦上使用，跨平台很方便的。我最常用的是google keep，通常會在這裡排短期（一周內）計畫，他編輯起來非常容易，而且可以有勾選模式或單純紀錄模式，不論是做計劃或是要提醒自己之後做什麼都很方便。

另外，在evernote我會做比較長期的計劃，而且論文的一些想法也會記在這裡。

在電腦桌面上我會用很多便利貼，用不同顏色區隔任務，通常都是待辦事項，這樣一打開電腦就會提醒自己要做什麼。

另外一個我常用的是wunderlist，他可以設定提醒日期以及提醒周期，而且操作簡便、介面美觀，因此也是我的愛用品。不過現在把他當成習慣養成紀錄器，比較不是用來時間管理。

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最後統整性的再分享一些時間管理的想法：

1. 確立心態、千里之行始於足下

訂定計畫表很容易，要真的做到可不容易。因此自己的時間計劃表裡排的事情最好都是自己認為重要也必須做的事情，如果排入自己沒興趣或目前沒那麼緊急的事情，其實排了也不會去做。至於真正重要的事情排進去後卻不想做怎麼辦呢？請正視「這件事情很重要」的事實，開始做就是了！沒有一個起點就不會有終點。

2. 提升適應速度

每到一個新環境、承接一個新任務、開啟一個自我挑戰，其實就要花時間去調適，還要花力氣調整自己的心情。因此，最好讓自己能縮短抱怨時間，讓自己在短時間內學習好要怎麼融入新環境、步上新的軌道，接下來才能做出能有效執行的時間計畫。

3. 善用電子化管理工具

別人適合的時間管理工具不一定適合你，花太多時間去找和去適應新工具其實也很浪費時間。因此選定自己習慣的小工具後，就好好開發這個小工具的各種功能，讓他可以滿足自己的需求就可以了。

4. 尋求社群支持

人都有惰性，要克服惰性往往要把自己暴露在他人眼前，就會因為想比較想競爭想證明自己等等理由而克服好逸惡勞的天性。因此很推薦找人一起共同完成計畫、相互監督，或是單方面的向對方回報自己的進度。減少自己逃避或毀掉計畫重新來過的念頭。

5. 情緒心態調整：分配休息娛樂時間、良好生活習慣

時間表排得太密、進度排得太趕，只會造成反效果。一方面計畫要一直重新做，一方面也會失去對自己時間管理能力的信心。因此時間計劃裡最好要明訂時段是用來放鬆的，或是平常在時間內達成任務的獎賞就是一些休閒娛樂。還有，最好能養成規律且健康的生活型態，一旦有一天熬夜，可能就會影響到之後預定的行程進度，也可能會導致計畫要重新安排。

6. 時常接觸時間管理資訊

多看一些時間管理的文章和書籍，會讓自己更知道自己有哪些缺點及可以如何改善，也可以因為別人的成功而激勵自己。但是千萬不要見一個學一個，還是要找到最適合自己的來執行。